Bonnes pratiques en sourcing : explications et retour d’expérience

Le sourcing : une approche indispensable et vertueuse

Michel Grévoul l’a souligné en préambule : le sourcing doit être une des tâches majeures de l’acheteur. Il consiste ainsi en un ensemble d’actions à mettre en œuvre pour inciter un maximum d’entreprises nouvelles à se positionner sur les marchés publics. Et cela ne fait pas entrer le sourcing dans une quelconque démarche de favoritisme. 

De son côté, Me Nicolas Fady explique que le sourcing n’a pas de définition juridique. Il consiste à préparer la passation des consultations avec la mise en place d’un dialogue afin d’optimiser la communication entre acheteurs et entreprises. En revanche, il précise que toutes les actions de sourcing devraient être tracées, et ce afin de garantir une transparence totale, qui éloignerait notamment les suspicions de favoritisme.

Effectuer son sourcing de manière efficace : l’exemple du SDEA

A l’occasion de cette table ronde, Hadrien Toussaint a évoqué la manière dont est effectué le sourcing au sein de sa structure. Il indique que pour lui, le sourcing est le fait de confronter une analyse de besoin à la réalité économique. C’est aussi une action qui permet de se faire connaître auprès des fournisseurs : par exemple, identifier les entreprises qui ont téléchargé un dossier de consultation mais qui n’ont pas répondu peut être intéressant dans le cadre d’une démarche de sourcing.

Concrètement, le SDEA a mis en place un plan sourcing au sein de son service des achats, ainsi qu’une charte de bonnes pratiques : comment sourcer, à quel moment, quelles en sont les limites ? Autant de questions qui permettent au SDEA non seulement de travailler plus efficacement mais aussi d’affiner ses cahiers des charges et de s’ouvrir à la nouveauté.

Le plan sourcing en interne du SDEA : détails et application concrète

Avec 400 marchés par an, le SDEA ne peut effectuer un sourcing systématique, mais souhaitait toutefois prioriser les dossiers pour « casser » les monopoles, avoir davantage de concurrence et obtenir de meilleurs résultats, notamment financiers. Mis en place depuis 2017, le plan sourcing a ainsi pour objectif d’identifier les marchés avec le moins de concurrence et qui ont une marge de manœuvre.

Concrètement, il s’agit de trois supports complémentaires :

• Un fichier Excel recensant un certain nombre de données sur les marchés, qui est un véritable outil de pilotage et de management en interne.
• Une trame méthodologique qui explique les différentes étapes du sourcing.
• Une charte déontologique pour rendre les acheteurs attentifs aux tenants et aboutissants du sourcing.

Pour Hadrien Toussaint, cela permet aux acheteurs d’être rassurés sur la pratique, et c’est en allant à la rencontre des fournisseurs que leur métier prend tout son sens.

Concrètement, le sourcing effectué dans le cadre d’un marché d’assurances a permis d’ouvrir très largement la consultation à la concurrence : (12 soumissionnaires ont remis 30 offres réparties sur 6 lots, autant de marchés auparavant attribués à seulement 2 compagnies d’assurances différentes). Ce résultat  a permis d’économiser 1,5M€ sur 5 ans. Le SDEA travaille aujourd’hui avec 5 compagnies d’assurances différentes.